Editorial newDATAmagazine® N.º18
Dados, para que vos quero?
“Já agora, pedimos também mais este dado…”
Este raciocínio talvez tenha estado na base da construção dos formulários da esmagadora maioria das empresas portuguesas desde que o conceito foi inventado. Mas o paradigma parece estar a mudar, ou, pelo menos, gosto dessa perspetiva, e assistimos a uma tendência minimalista no que a pedir dados diz respeito.
Quando, a 25 de maio de 2018, se tornou aplicável o RGPD em Portugal, muitas empresas sentiram uma preocupação até antes inexistente: para que necessitamos e como gerimos a enorme quantidade de dados de clientes de que dispomos? Apesar de não se sentir atualmente grande manifestação de que o RGPD esteja em vigor, a verdade é que, pelo menos, serviu para lançar o debate.
As novas ferramentas informáticas disponíveis vieram facilitar muito o procedimento de recolha de dados. Se, por um lado, agilizaram o que era talvez a parte mais aborrecida dos negócios, por outro, trouxeram custos associados, com a criação e manutenção de suportes de armazenamento de dados, que anteriormente não existiam. E isto merece reflexão, numa era em que a grande demanda nas empresas é reduzir custos.
Mesmo assim, ainda este mês preenchi um formulário online que me perguntava qual o meu estado civil, quando não verdade não consigo imaginar nenhuma utilidade para esse dado, por mais remota que seja, em relação ao serviço em causa.
Mas a tendência está a alterar-se e vão surgindo excelentes exemplos de minimização e racionalização na recolha de dados, provavelmente à boleia da conjugação das preocupações de «Privacy by Concept» e «Privacy by Default» que o RGPD nos trouxe, com o custo acrescido associado ao armazenamento e manutenção dos dados.
Usar dados para produzir informação e informação para produzir conhecimento, com o qual se facilitam os processos de tomada de decisão, é um raciocínio já conhecido. O que parece não estar ainda interiorizada é a necessidade de integrar este raciocínio nos processos estratégicos das empresas, que as conduza a uma verdadeira minimalização de recolha de dados, ajustada ao que realmente faz falta e contribui para os processos produtivos.
Pergunte-se: Tomarei alguma decisão no contexto dos meus processos de produção ou venda que seja influenciável pelo facto de o cliente ter um determinado estado civil? Se sim, fará sentido solicitar esse dado; se não, estará apenas a incrementar custos à empresa!
É hora de se deixar a curiosidade de lado e parar de recolher dados inúteis. Os dados são um recurso valiosíssimo para as empresas, mas, tal como tudo na vida, quando em excesso, podem matar!
Horácio Lopes | Editor
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Data, what do I want it for?
"By the way, we also ask for this data as well..."
This reasoning has perhaps been at the basis of the construction of forms in the overwhelming majority of Portuguese companies since the concept was invented. But the paradigm seems to be changing, or at least I like that perspective, and we are witnessing a minimalist trend when it comes to asking for data.
When, on May 25, 2018, the GDPR became applicable in Portugal, many companies felt a concern that was previously non-existent: what do we need, and how do we manage the massive amount of customer data we have? Although there is currently no great manifestation that the RGPD is in force, the truth is that it has at least served to launch the debate.
The new IT tools available have greatly facilitated the data collection procedure. If, on the one hand, they have streamlined what was perhaps the most tedious part of business, on the other, they have brought associated costs with the creation and maintenance of data storage media, which previously did not exist. And this is worth thinking about in an age when the main objective of businesses is to cut costs.
Even so, just this month, I filled out an online form asking me what my marital status was when I couldn't imagine any use for that data concerning the service in question, however remote.
But the trend is changing, and excellent examples of minimisation and rationalisation in data collection are emerging. Probably due to the combination of concerns of "Privacy by Concept" and "Privacy by Default" that the RGPD brought us, with the increased cost associated with data storage and maintenance.
Using data to produce information and information to produce knowledge, with which decision-making processes are facilitated, is well-known reasoning. What does not seem to be yet internalised is the need to integrate this reasoning into the strategic processes of companies, which would lead them to a true minimalisation of data collection, adjusted to what is really necessary and contributes to the production processes.
Ask yourself: Will I make any decision in the context of my production or sales processes that can be influenced by the fact that the customer has a particular marital status? If yes, it makes sense to ask for this data; if no, you are just adding costs to the company!
It is time to leave curiosity aside and stop collecting useless data. Data is a very valuable resource for companies, but like everything in life, when in excess, it can kill!
Horácio Lopes | Editor
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